フリーランスの方は、制作や開発業務以外の庶務作業など、すべてを自分１人で行わなければいけません。フリーランスの業務効率化はアプリを有効活用することが重要となってきます。そこで、現役のフリーランスの方々に役に立つ便利なアプリをご紹介します。
業務を効率化することを考える
本業以外に労力を要する業務は以下のようなものです。
- 契約書や経歴書の作成
- 見積書や請求書などのやりとり
- スケジュールやタスクの管理
- 交通費などの経費精算
- 名刺情報などの顧客情報の管理
これらの業務を効率化できれば、本業に時間を振り向けることもできますし、新たなクライアントの獲得のための営業活動もすることができます。
そこでお薦めするのは、効率化できるアプリやサービスを積極的に取り入れる、予め文書文言など雛形を用意しておくことです。
1.年号電卓／西暦と和暦の変換ができるアプリ
フリーランスの方であれば、クライアント様と契約書を取り交すということも珍しくないかもしれません。場合によっては、職務経歴書を書くことも。その時に書式に合わせて西暦を和暦に変換して書くこともあると思います。これが結構面倒ですよね。
そんな時に役に立つのが「年号電卓」です。西暦で入力したものが和暦で表示されますし、その逆の和暦から西暦への変換でも使えます。
2.Misoca(ミソカ)／請求書作成アプリ
契約書と同じく、作成頻度が高いのが請求書です。できる限り効率的に終わらせたいと思っている方も多いと思います。
この「Misoca(ミソカ)」はアプリで必要項目を入力すると請求書が作成され、メール添付までできるという無料アプリ。移動時間や隙間時間をうまく使って請求書の作成・発行を効率的に処理できます。アプリ以外にWeb版もあり、こちらであれば見積書や領収書も作成可能です。
3.Eight（エイト）／名刺を撮影して顧客リストを管理できるアプリ
クライアント様や取引先様の顧客情報管理もフリーランスは一人で行なう必要があります。
「Eight」は名刺を撮影すれば、情報をデジタル化してくれます。登録した名刺情報から直接電話やメールをすることもできますし、相手先に訪問する時にも名刺を持ち歩いたり相手の住所のメモを取ったりせずに地図にリンクできます。
4.TimeTree（タイムツリー）／仕事、プライベート両方管理できるカレンダーアプリ
スケジュール管理もフリーランスになると大変です。複数のお仕事を並行している時などはきちんと管理しないとクライアント様にご迷惑をおかけすることになりますからね。
でも便利なアプリを使えばスケジュール管理も楽になりますよ。「TimeTree」は、共有カレンダー機能が充実しています。
仕事の予定、プライベートの予定、複数のカレンダーをまとめて表示できるので、スケジュール調整する際に、複数のカレンダーやスケジュール帳を見比べるという必要がありません。
共有したい相手に「招待」をすることができるので、このお仕事（プロジェクト）ではスケジュールをメンバー全員で共有したいという時にも役立ちます。最近ではWeb版にも対応したので、スマホだけでなく、パソコンからも使えるのが魅力的です。
5. STREAMED（ストリームド）／経費精算アプリ
今や交通費の支払いはICカードという方が大多数でしょう。小銭を用意するという煩わしさは無くなりましたが、月末になって、慌てて月の訪問先の経路を必死に思い出して、運賃を計算するという、「経費精算デー」で苦労する方も多いのではないでしょうか。
経費精算アプリ「STREAMED」で特に普段利用するのは、交通費登録です。この機能は、訪問日、訪問先、出発地と到着地を入力すると料金を自動的に計算するだけでなく、「保存」機能を使えば、経費リストを作成してくれ、CSV出力まで可能です。移動中に小まめにその日の移動経路を入力しておけば、月末の経費精算業務に苦しめられることもなくなりそうですね。
最近ではどのアプリもとても高機能になっていて、どれを使ったら良いかと迷うほどです。「使って便利！」と思えるお気に入りのアプリやサービスを探してみてはいかがでしょうか？
フリーランスの皆さんは、庶務の効率化ができれば、本業の生産性の向上に直結しますから、是非取り組んでみてください。
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